Souvent négligé à tort, l’onboarding devrait occuper une place importante pour le recruteur et l’entreprise dans le processus d’acquisition des talents. Cette étape trouve son  importance dans le sentiment de considération généré chez la nouvelle recrue. La rassurant ainsi d’avoir fait le bon choix et la fidélise d’entrée de jeu. Un simple T-shirt aux couleurs de l’entreprise n’a jamais suffi. Le processus d’intégration en soi est beaucoup plus complexe et minutieux.

Ce processus passe par la préparation du dossier administratif de la nouvelle recrue. L’arrivée d’un nouveau salarié implique des démarches administratives précises et rigoureuses sous peine de se retrouver dans l’illégalité ! Vous devriez donc veiller au respect des formalités relatives à l’embauche. Donc celles concernant la rédaction du contrat de travail, la constitution du dossier individuel, les déclarations obligatoires auprès des instances concernées, etc.  Quoique la loi prévoie une durée au bénéfice de l’employeur après la signature du contrat, il est toujours mieux de faire les déclarations à temps. De préférence, tout ceci doit être apprêté dès l’accord entre le candidat et l’entreprise.

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Outre l’aspect administratif, les questions logistiques doivent également être réglées à l’avance pour faciliter l’intégration. Çà permet de rendre la nouvelle recrue autonome, productive et opérationnelle dès son entrée dans l’entreprise.  Il y’a des entreprises qui sont à l’image des véritables forteresses ! Celles qui mettent un accent particulier sur la sécurité (le cas des banques en générale). Le nouvel arrivant doit alors avoir son badge ou son mode de passe déjà prêt pour lui permettre de se mouvoir librement dans les locaux de l’entreprise. De même, selon l’importance de sa fonction dans l’entreprise, sa place de parking doit être réservée. L’entreprise doit également s’assurer de la disponibilité de son poste de travail et du matériel de bureau dont il a besoin : scan, photocopieuse, imprimante, bloc-notes, stylos, etc. Le poste de travail sera donc adapté en amont, sur la base des tâches à effectuer et ses besoins.

Une communication à 360° doit être faite (interlocuteurs directs, parties prenantes, …) afin que tout  se passe bien pour le nouveau recruté. Mais aussi pour ses collègues, son manager, les services partenaires… Il va falloir communiquer efficacement sur l’arrivée de ce nouveau collègue méconnu de tous (où presque). Sachant que bon nombre de personnes sont souvent réfractaires au changement, ils le seront davantage si celui-ci ne fait l’objet d’aucune communication ! Informez tous les intervenants. Le nouvel employé doit être attendu, accueilli et rapidement connu et reconnu. Cette communication doit être structurée et doit répondre à un certain ordre de priorité : D’abord, la Direction des Ressources Humaines (le/la chargé(e) administratif (ve) en l’occurrence), afin que tous les éléments administratifs soient gérés. Le maximum d’informations doit être donné à ce niveau. Le nom et le prénom du nouvel arrivant ; le poste qui lui est affecté, les responsabilités confiées, le service rattaché ; la zone géographique d’affectation, son (ses) diplôme(s), son expérience, etc.

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Ensuite l’équipe qui va accueillir le nouveau collègue, et enfin les partenaires. Souvent dans une relation “client-fournisseur” en interne mais aussi en externe à l’entreprise. Une fois le poste occupé, c’est là que les choses sérieuses commencent ! Il faut préparer sa montée en compétence. Il a lieu de rappeler que le principe de la RH est d’acquérir les compétences, de les développer et de les maintenir. La nouvelle recrue doit dans un premier temps connaitre concrètement et de façon pratique ce qu’elle doit réaliser comme tâche(s). En effet, même si elle est expérimentée, toutes les entreprises ne fonctionnent pas de la même manière. Pour ce faire, elle doit être accompagnée, tutorée, intégrée dans un parcours de développement de ses compétences et de prise en main de son poste de travail. C’est le seul moment où elle sera demandeuse de cette prise en charge, où elle sera dépendante du tuteur, du manager ou de l’agent RH pour découvrir plus rapidement et plus efficacement son nouvel environnement de travail et réussir à se débrouiller toute seule !  C’est à ce moment l’accompagnateur doit bien poser les règles du jeu, transférer les méthodes et les processus à respecter, fixer clairement les objectifs à atteindre, …  La formation a tout à fait sa place dès les premières semaines. Ici, il s’agit d’une formation métier. Celle qui la rendra opérationnelle et autonome le plus rapidement possible. Dès qu’elle est autonome, le manager et/ou le chargé de développement de compétences (Chargé de formation) doit observer et mesurer les  carences de la nouvelle recrue de manière à les intégrer dans son plan de formation dans le but de gommer ces insuffisances.

Si la recrue est liée à l’entreprise par un contrat à l’essai, il est préférable d’attendre la confirmation car, les stages ont un coût et l’on veut être certains de la valeur ajoutée pour l’entreprise. Pour les entreprises à forte culture, certains postes nécessiteront l’intégration dans un parcours de formation de plusieurs semaines dès (où avant) l’arrivée du nouveau collaborateur, afin de maîtriser les produits, les méthodes, les outils, voire d’acquérir une certification professionnelle nécessaire à l’exercice du métier. Bien entendu, chaque entreprise peut avoir des spécificités selon sa culture. Le nouveau salarié peut par exemple être intégré dans  le groupe WhatsApp de son service ou de l’entreprise ; une petite fête peut être donnée à son honneur… Dans tous les cas, une intégration réussie est une intégration qui est anticipée et préparée.